施工管理の会話をDX化し、1日の電話件数を1/5に

＜株式会社ファーストホーム様＞は、山口県を中心に地元の自然や風土、文化に合わせて、地域に根差した家づくりを行っていらっしゃる会社様です。施工管理業務における情報共有の円滑化を目的にキズクを導入し、トーク機能を中心としたコミュニケーション基盤を構築されました。その結果、電話件数を従来比で約80％削減するなど、業務効率化を実現されています。
今回は、導入の背景や社内外への展開プロセス、運用ルールやその効果について、詳しくお話を伺いました。

キズク導入のきっかけ・決め手

“Excel管理からの脱却で業務を見直す”

───  キズクを知ったきっかけは何ですか？

稲田氏　コムテックスの担当者さんから紹介を受けたことがキズクを知ったきっかけでした。

───  導入を検討し始めた背景や、導入前の課題について教えてください。

稲田氏　当時はExcelを使ったアナログな工程管理を行っており、そのやり方から脱却する必要性を感じていました。
ちょうど私が代表に就任するタイミングでもあったため、この機会に施工管理アプリを導入し、業務の進め方そのものを見直そうと考えました。

───  キズクを導入いただくことになった「決め手」はどんなところだったでしょうか？

稲田氏　親会社で使用している他社の施工管理システムが、あまりうまく機能していない様子を見ていたこともあり、システム導入には慎重になっていました。
その点、キズクは操作も簡単で、現場や協力業者の方々にも無理なく使ってもらえそうだと感じられたことが、導入の後押しになりました。

キズク導入・運用に対する工夫

“まずは「入退場スタンプ」を徹底、トークも次第に活用”

───  導入にあたって、心配な点はありましたか？

稲田氏　一番の懸念は、社員が新しいシステムへ移行することに対する不安を払拭できるかどうかでした。
また、業者さんの中には高齢でスマートフォンを持っていない職人さんもいたため、使いこなしてもらえるかという点も心配していました。

───  導入時の準備として行ったことはありますか？

稲田氏　社員の不安を払拭するために事前に手厚い説明会を実施しました。
特に運用の中核を担う工務担当者には個別説明も行い、社内での受け入れは比較的スムーズに進みました。
業者さん向けには、全社集会で導入説明を行い、その後、東西に分けて2回ほど個別説明会を開催しました。
スマートフォンを持っていない職人さんに対しては会社負担も検討しましたが、最終的には「時代の流れ」として、ご自身で購入していただく形をとりました。

───  では運用に際して工夫された点はありますか？

稲田氏　導入当初は、紙ベースだった入退場管理をキズクの入退場に切り替えることから始め、まずはキズクの入退場ボタンを押すことで操作に慣れてもらうことを重視しました。説明会でも、とにかく「必ずキズクの入退場ボタンを押す」ことを徹底するようにお願いしました。

───  月平均のトーク数について、社員間では約500件、業者さんとは約1,070件と非常に活発に利用されている印象ですが、このようにトークが定着した背景を教えてください。

稲田氏　業者さんが、自身の段取りに関係する担当者へ直接トークで連絡できると気づいたことが大きかったと思います。利便性を実感したことで、トークが自然と浸透し、積極的に利用されるようになりました。

また、もともと職人さん同士が現場監督を介さずに直接連絡を取り合う文化があったため、その連絡手段が電話からキズクに置き換わったこともトーク数が増えている一因だと思います。

さらに、社員側も業者さんからの報告や相談には必ずトークで反応するようにしており、そうしたやりとりの積み重ねが利用定着につながっています。

導入後の効果や改善された点

“連絡経路の簡略化と現場の見える化で1日の電話件数が1/5に”

───  特にキズクのどの機能に効果を感じていますか？

稲田氏　特に効果を感じているのはトーク機能です。
当社では外部検査5回、内部検査5回の計10回の検査を実施していますが、検査日の連絡や検査時の写真共有にもトークを活用しています。下請けから孫請けまでアカウントを発行しているため、元請けが下請けを介さずに孫請けと直接やり取りできるようになりました。
その結果、情報伝達のタイムラグが解消され、回答までの時間が短縮されることで、手待ち時間の削減につながっています。

また、外部委託している定期点検業者の方々にもアカウントを発行し、写真付きの報告からその後の手配依頼までをキズク上で完結しています。

梶山氏　現場に行かなくても、写真を通して進捗をリアルタイムに把握し、遠隔で指示が出せるようになった点も大きな効果です。
キズクはトーク機能を中心としたシンプルな構成で、操作が簡単だと業者さんからも評価されています。

───  導入後、想定していなかった反応や効果、エピソードはありましたか？

稲田氏　導入時に最も心配していた高齢の左官屋さんが、現在では一番積極的に写真をアップロードしてくれるなど、予想外の良い結果も生まれました。職人さんの中には、すでに他社で施工管理アプリを利用している方も多く、社員よりも受け入れ態勢が整っていると感じる場面もあります。

梶山氏　トーク機能のおかげで電話の回数が劇的に減少しました。
以前は1日50件ほど電話がありましたが、現在は10件未満にまで減っています。
1回あたりの電話は数秒から数分程度で終わるものが多いですが、積み重なることで大きな負担になっていました。
そのため、電話件数の削減効果は非常に大きいと感じています。

これからキズクに期待する点

“現場での操作性向上と工程管理機能を活かした運用に期待”

───  今後のキズクへの展望や期待していることはありますか？

梶山氏　入退場の記録スタンプと工程の開始・完了スタンプを混同している業者さんもいるため、もう少し分かりやすい画面デザインになるとありがたいと感じています。
また、工程表については最初に設定しただけで更新されず、十分に活用できていない部分もあるため、今後うまく使っていきたいと考えています。