報告書と電子受発注の活用で
現場に行く回数と管理時間が半分に激減

＜株式会社池田建設様＞は、山口県山口市を中心として、従来の建設業の常識にとらわれずに「建設業」「不動産業」そして「サービス業」を融合させた「住生活総合サービス業」として新たな住宅産業を創りだしていらっしゃる会社様です。キズクの基本機能、報告書、工程、電子受発注機能をご利用いただいてます。自社の着工現場をすべてキズクに登録され、キズクでの報告書の提出率は90%を達成されました。今回は、実施された運用ルールとその効果について詳細を伺ってきました。

キズク導入のきっかけ・決め手

“現場状況や工程終了を社内・協力会社間で共有したい”

───  キズクを知ったきっかけは何ですか？

片柳氏　元々データが共有できる現場管理専用のツールを探していました。
その時、協力会社の担当者の方より紹介を受けたことがキズクを知ったきっかけでした。

───  導入前はどのような課題がありましたか？

片柳氏　当時は大きく４つの課題を抱えていました。
１.現場の状況を個人個人で管理していたため、それを社内で共有したい。
２.現場に携わる協力業者間同士で工程終了の共有が出来るようにしたい。
３.監督が現場に行かずに協力業者に指示できるようにしたい。
４.口頭での「言った言わない」を防ぐため、文字でやり取りが残せるツールを使用したい。

───  キズクを導入いただくことになった「決め手」はどんなところだったでしょうか？

片柳氏　導入前の課題を解決するための条件を満たしていたことが決め手です。
機能的には他社にも似たようなものはありましたが、当時のお見積りを比較した際、キズクのコストが最も合っていたということも決め手となりました。

キズク導入・運用に対する工夫

“「キズクの登録現場数」＝「自社の着工数」となるよう現場登録を徹底した”

───  導入時の準備としておこなったことはありますか？

片柳氏　実際に使ってみないと分からないところはありましたが、操作方法に関する説明会や教育は社員・協力業者共に徹底して行いました。
キズクを導入するにあたってのお知らせも、当時は全員を集めてきちんと行いました。

───  キズクを導入すると伝えたときの業者さんの反応はいかがでしたか？

片柳氏　もちろん、良く分からないという質問も沢山飛んできました。実際に導入したあとに「これはどうやって見るの？」等、色々問題はありました。しかし、ひとつひとつ質問に答えていったことで、徐々に使用頻度があがっていきました。

───  池田建設様の運用状況を確認したところ、物件の登録数が安定していること、トークの稼働率が良好だったことが印象的でした。何か運用に際して工夫された点はありますか？

片柳氏　全ての現場をキズク上に登録するよう決めています。
キズクに登録している現場数＝うち（池田建設様）の着工数ということになります。
「この現場は登録しなくていいよ。」「細かい工事は登録しなくていいよ。」といった例外は作らないようにしています。
また、図面をアップロードする際のフォルダ分けを行い、データが煩雑にならないようにし、使う側(協力業者)が見やすいように気を付けています。
さらに、工程表を事前に設計して、機能を最初から最大限使うよう工夫しました。
報告書の作成の際に必要になるため、写真送付も行っています。

導入後の効果や改善された点

“報告書と電子受発注の活用で現場に行く回数が激減し、管理時間が半分へ”

───  きちんとキズクを使えるようになってきたと実感があると伺いましたが、どんな時に実感されましたか？

片柳氏　おそらく２つあると思います。
１つ目は報告書機能に関してです。報告書をキズクで提出してくださいと業者にお伝えし始めてから、作成方法をその都度説明しながら報告書を提出してもらいました。
現在ではようやく全体の提出率が90％になり、管理効率の向上を実感しました。
２つ目は電子受発注の機能を拡充したことで、管理部が求めている能力が満たされたことです。
キズクの電子受発注機能のみで処理の対応が可能になったことで実感が生まれてきたのだと思います。

───  オプション機能を活用いただいて、どの機能に特に効果を感じていますか？

片柳氏　報告書と電子受発注、この２つをオプション機能として使っていますが、両方に効果を感じています。
報告書に関しては、現場のクリティカルではない部分、検査業務に関しては業者に委任できるようになりました。
そして、監督は重要管理項目の運用に絞ったことによって、移動時間と管理時間の短縮に成功しました。以前他社の監督業者と話していた際、20回現場に行くと聞きましたが、うち(池田建設様)は７回ほどで十分管理できており、管理時間が他社の監督の半分ほどになっていることに気づきました。
電子受発注に関しては単純に発注書が無くなったので、紙がすごく削減できたところに効果を感じています。

───  想定していなかった効果などありましたか？

片柳氏　１つは移動時間と現場管理時間の短縮が、思ったよりも効果があったというところです。
元々は監督30名くらいで、できると予想していたものが半分ほどになり、全国的に見てもかなり管理の効率が良くなっていると思います。
もともとは現場の管理のみでしたが、アフターメンテナンスの業者とも直にプロジェクトで繋がるようにしてからは、アフターメンテナンスのやり取りとしても利用できるようになり、日程の管理が行いやすくなったと感じています。
これからもキズクを有効活用し、良質な住宅を提供できるよう貢献していきたいです。