導入から３～４週で本格運用スタート
徹底したKizuku活用で、情報共有の課題を改善

＜クラッセ住宅販売株式会社＞は、京都府宇治市を中心として、施工品質にこだわった新築住宅・リフォーム・リノベーション工事などを手がけていらっしゃる会社様です。最新図面をはじめ現場の情報共有の難しさに課題を抱えていらっしゃいましたが、キズクのトークと図書を最大活用され、様々な課題を改善し業務の効率化を実現されました。今回は、実施された運用ルールとその効果について詳細を伺ってきました。

キズク導入のきっかけ・決め手

“多くの課題がキズク一つで解決できそうだと感じた”

───  システム導入のきっかけや課題は何でしたか？

柴田氏　ちょうど現場管理システムの導入を検討していたときに、既にキズクを利用していたグループ会社から、キズクの紹介を受けたことがきっかけでした。

当初の課題は主に4点ありました。
まずは、関係者間での「①情報の共有」について、基本的に情報のやり取りはメールやFAXで行っていましたが、相手が確認したかどうかが分からないため、結局電話で確認してくれたかを聞いていました。同じ内容を繰り返し確認するのは二度手間となっていました。

次に「②図面の共有」では、建築士が書いた図面を送り忘れるという心配がありました。こちらもメールやFAXで送っていたので現場関係者全員に届いているか不安になったり、しっかりと確認されているかが不明瞭でした。

「③最新図面の確認」については、図面は印刷して現場へ持参する必要があり、変更があった際に現場で最新図面を確認できないことが不便でした。図面は頻繁に変更があるため、どれが最新の図面か分からなくなることもありました。

最後は「④現場の状況確認」が課題でした。基本的に現場に行かないと状況が分からず、現場に何度も足を運ぶのが大変でした。重要な工程のタイミングでは必ず監督や建築士が確認しに行きますが、確認が必須ではない工程でお客様との打ち合わせが重なると、現場を見に行けないこともありました。

───  では、その中でキズクを導入いただくことになった「決め手」はどんなところだったでしょうか？

柴田氏　導入の決め手は、先程述べた多くの課題がキズク一つで全て解決できそうだと感じたからです。業務の効率化にも繋がりそうだと期待を抱いていました。
経営目線で考えると、あと一人監督を雇うよりもキズクを導入した方が人件費を抑えることができると思いました。さらに、システム導入のメリットとして、人間と違って業務を進める上での不満が生じないこともポイントでした。

システム導入検討時は、類似システムからの販売営業を頻繁に受けていましたが、実際に他社でその類似システムを利用していた協力業者様に聞いたところ、「業者側の立場からすると、そのシステムには使いづらさを感じていた」という意見がありました。しかし、キズクを導入してからは業者様にとって使いやすいシステムであることを実感しています。

キズク導入・運用に対する工夫

“一人一人丁寧な操作レクチャー、現場のやり取りはすべてキズクを徹底”

───  キズク導入時はどのような取り組みを行いましたか？

柴田氏　個別でキズクの使い方のレクチャーを行いました。まず、導入時に実施した操作説明会の出席率は50％でした。予定が合わず説明会に参加できなかった協力業者様に対しては、監督が自ら操作方法を一人一人丁寧に教えて回ったり、仕事が終わった後に来社していただき、個別に操作方法をレクチャーしました。その際に、「今後は現場のやり取りがキズク中心になるから、頑張って覚えましょう」と声をかけ、業者様がシステムをしっかり習得できるようサポートしました。

───  では、運用に際して工夫された点はありますか？

柴田氏　現場に関するやり取りは全てキズクで行うように徹底しました。LINEでもメッセージのやり取りをしたり、　現場の位置情報を共有したりすることはできますが、既存システムに頼らずキズクを使うように呼びかけました。こちら側も現場の情報をキズクで共有するようにし、現場の位置情報についてもキズクで確認するように呼びかけました。

また、既にキズクを使い慣れている協力業者様もいらっしゃり、システムでの管理ややり取りの方がアナログよりも便利だと感じている業者様も多くおられました。こうした業者様から、キズクを使うことに抵抗があった業者様に対して、便利さや使いやすさを広めてもらうようにお願いしました。

導入後の効果や改善された点

“工期が1～2日短縮、紙コストが大幅削減”

───  導入後はどのように課題が解決されましたか？

柴田氏　課題としていた「①情報の共有」について、キズクで現場のやり取りをするようになってから、電話の回数が３分の１以下に激減しました。図面をメールで送ってから電話で確認してくれたか、聞く流れを２０～３０業者に行っていたのがほとんどなくなりました。これほど多くの手間が解消されたのは、想定外でした。

「②図書の共有」では、キズクに一度図面をアップロードすれば、全ての現場関係者が同時に確認できるようになりました。図面をアップロードした時に通知メッセージをトークに流すことで、どの業者様が既読したか、あるいは既読していないかをこちらで把握することができるので、「しっかりと確認されているかわからない」という不安が解消されました。

「③最新図面の共有」は、図面を印刷して現場に持って行かずとも、キズクから常に最新の図面を確認できるようになりました。頻繁に変更される図面もキズクにアップロードすることで、最新のものが順番に積み上げられていき、更新日時も一緒に履歴として残るため、どれが最新なのかがわかりやすいです。

「④現場の状況確認」では、キズクにたくさん現場の写真を送ってもらうことで、監督が事務所にいても、現場の写真を見ながら電話で指示ができるようになりました。そのおかげで、現場に足を運ぶ回数が格段に減りました。

───  導入から運用に乗るまで約3～4週間とスピードが速い印象でしたが、実感/手応えはありましたか？

柴田氏　むしろ運用にのるのが遅いと感じていたので、平均よりも早かったと聞いて驚きました。
現場管理システムの導入自体初めて取り組んだことで、他社が運用に乗る平均的なスピードも全くわからなかったので、既存のやり方にとらわれずに現場に関する情報のやりとりはキズクで行ってもらうように徹底してきました。

───  業者のみなさまには抵抗なくキズクを使っていただけていますか？

柴田氏　大工さんの中には、苦手意識の強さが顕著に表れる方もいますが、異なる業種同士の関わりによって徐々にキズクを使える方が増えてきています。
今までは電話で工程間のやり取りをしていましたが、キズクでは前工程の業者様が工事写真をアップすることで、次の工程の人がスムーズに動けるようになりました。自分の工程進捗の写真を上げないと次の人が困り、逆に自分が待っているときにも催促されることがあるため、自然とキズクに写真をアップする習慣が身に付いていったのだと思います。

───  導入前には想定していなかった効果などはありましたか？

柴田氏　業者様間でのやり取りがスムーズになり、その結果として工程の短縮に繋がりました。1～2日の短縮は後から凄く響いてくるので、業務の効率化に大きく貢献しています。
また、これまでは紙の工程表を使用していたため、予定通り現場に行っても、前工程が終わっていない時は帰らなければならないことがありました。しかし、業者様同士キズクで工程間のやり取りができるようになったので、こうした出戻りが完全になくなりました。
さらに、紙や印刷にかかるコストが大幅に削減されました。その結果、個人情報が含まれる図面をシュレッダーにかける手間も減り、他の業務に費やせる時間が増えました。

柴田氏　意外なことに、60代の職人さんでもシステムを使いこなすことができました。最初は、システムに不慣れな方だけ既存のシステムやFAXでのやり取りを続けようと社内で考えていましたが、実際に使ってもらうと問題なく操作できたため、驚きました。中には、キズクを使うためにガラケーからスマホに切り替えた職人さんもいらっしゃいます。

これからキズクに期待する点

“さらなる効率化に向けて、機能のアップデートに期待”

───  今後キズクやコムテックスに期待していることはありますか？

柴田氏　職人さんは工程表がもっと見やすくなれば助かるとおっしゃっていました。また、スマホアプリとWEB版のキズクでは、現状操作できる機能が異なるので、できればどちらでも同じことができるようになれば嬉しいです。トーク機能に関しては、宛先指定ができる人数を無制限にしたり、メッセージの既読がなかなかつかない方には、気づいてくれるように通知を送る機能などがあれば、さらに便利になると思います。
今後これらが改善されることで、より業務効率が良くなっていくと思うのでとても期待しています。