基幹システムとのデータ連携が決め手
一元化で大幅なペーパーレス化・業務改善へ

＜株式会社横尾材木店様＞は、創業から長きにわたり、充実（J）、安心（A）、信頼（S）の理念に基づいた三位一体の家づくりを提供されている会社様です。2022年6月よりキズクの本格運用を開始され、基本機能、電子受発注、基幹システムとのAPI連携をご利用いただいています。基幹システムとの連携、キズクを利用した一元的な報告書提出や承認作業によって、大幅な作業時短とペーパーレス化を実現されました。今回は、横尾材木店様でのキズク運用状況と業務改善されたことなどについて、詳しくお伝えします。

キズク導入のきっかけ・決め手

“現場監督の業務効率化が第一目標、システム連携など柔軟な対応が決め手”

───  キズクを知ったきっかけは何ですか？

野本氏　2017年にコムテックスの営業さんから提案を受けたことがキズクを知ったきっかけでした。
当時から現場の効率化を課題としていて、システムの導入は考えていたため、2020年頃から本格的に導入検討を始めました。キズクを含め複数のシステムの比較検討を行いました。

───  導入以前にはどのような課題がありましたか？

野本氏　現場監督の工程入力業務の簡素化、時間短縮等がメインの課題でした。現場から事務所に戻り行う事務的な作業に多くの時間を費やしていたため、現場監督の業務効率化を第一の目標として、システム導入を検討しました。あとは、受発注業務の簡素化、ペーパーレス化への対応も併せて進めていきたいと考えていました。

───  では、その中でキズクを導入いただくことになった「決め手」はどんなところだったでしょうか？

野本氏　1番の決め手は、システムにおける要望に対して、コムテックスさんには柔軟性のある対応をしていただけたことです。基幹システムと電子受発注の連携はマストであったため、データ連携が可能かつ互換性がよいことも重要でした。その他、近辺の同業他社やお付き合いのある商社が既に導入していたこともあり、社員や職人への浸透が比較的スムーズに行えると考えました。

キズク導入・運用に対する工夫

“業者さん定着に向けて、事前のスマホ切替依頼や勉強会を実施”

───  導入について心配なところはありましたか？

野本氏　心配していたことはやはり社員や業者さんが使いこなせるかというところです。研修は何度か実施しないといけないと考えていました。また、基幹システムは自社開発のもので、他のシステムとの連携が初めての試みであったこともあり、うまく連携できるかも不安要素としてありました。
実際に導入から2年ほど経過し、もっと使いこなしていきたいと思っている部分もありますが、ある程度操作感や運用には慣れてきたと感じています。
システム連携も最初はトライアンドエラーで進めて、質疑や要望のやりとりをコムテックスさんと行うことで無事運用にのりました。

───  導入時の準備として行ったことはありますか？

野本氏　導入にあたり、スマートフォン・タブレットの所有状況の把握を行い、ガラケーからの移行依頼は事前に実施しました。「受発注業務を電子でやっていきたい」など今後のやりとり方法について理解してもらうことで、切り替えを進めてもらいました。また、業者さん向けに勉強会を実施しフォローの機会も設けました。

導入後の効果や改善された点

“電子受発注も現場運営も、一元管理で大幅な業務効率化を実感”

───  ご利用いただいて、いかがですか？電子受発注で改善されたことはありますか？

野本氏　一番はやはり各セクションでの大幅なペーパーレス化が図れたことが業務の改善につながっていると思います。また業者さんからの報告書提出方法や請求方法が一元化されたことで、承認までの期日短縮が図れています。
生産管理としては、これまで報告書の承認作業に2時間程要していたのが、キズクに代わってから5分で済むようになり、これまでは承認しなければいけない書類が多く、机に20cｍくらいの紙のタワーが６つくらい常にある状態だったのですが、それがなくなり机も綺麗になりました。ペーパーレス化については想定していたよりも大きな効果が出ています。

───  想定していなかった効果などはありましたか？

野本氏　想定していなかった効果としては、連絡手段も一本化できたことがあります。
これまで業者さんへの連絡事項はメール、直接口頭で伝えるなど、各担当者によってやり方が様々でした。 それをキズクで全業者連絡用のトークを作り、案内を出す方法に置き換えたことで、全業者への発信、業種別発信等の作業が社内で統一できたことが良かったです。

また、開発課での作業はこれまで担当者個々に行っていたため、書類の保管先がバラバラになったり連絡の行き違いが発生したりすることもありましたが、開発課もキズクでの情報共有を行うようになり、設計部門、施工部門との社内連携が取れるようになりました。 キズクで情報の発信を行う、共有を行うというベースができたことが業務の効率化につながっていると感じます。

これからKizukuに期待する点

“安全衛生機能で、情報取りまとめの手間軽減に期待”

───  安全衛生オプションを利用して、今後どういったことに取り組まれたいですか？

野本氏　キズクの中で作業者情報の登録と管理が可能ということで、今回、安全衛生機能の利用を始めました。
業者さんへ各担当から作業員名簿提出するよう案内を出し、個別にメールや郵送などで情報を送ってもらい、それを社内でExcelにまとめるといった従来の方法では、毎年作業員情報の集約と管理がかなり大変でした。不足情報があるかどうかのチェックもしづらいですし、取りまとめ作業自体に約１ヶ月要します。
キズクの安全衛生機能では、業者さん本人でキズク側の情報を更新するだけで弊社に公開され、送付の手間が省略できる。また、コンプライアンスチェックの機能で、未更新の情報を割り出して一斉通知を出せるとのことで、利用を決めました。

また、昨年の法改正に伴って、足場作業がある際は必ず点検を行い、かつ点検の記録を残す必要があります。これまでの紙での点検方法では対応が難しいと感じていたため、入退場と併せて電子化しようと考えました。
今後は、現場への入退場と併せて、安全衛生チェックの機能を利用して足場点検などを徹底し、点検記録を電子データとして残していくことで、この点においてもペーパーレス化を期待しています。
３月に説明会を実施して徐々に運用に慣らしており、６月から稼働させたいと思っています。